“Quello che non si può misurare non si può migliorare!”
Potreste aver sentito parlare dei vantaggi dell’attivare un sistema di controllo. Se ne avete letto, saprete che si tratta di un sistema di gestione, una strategia operativa che permette di incanalare energie, competenze e conoscenze specifiche di tutti coloro che lavorano in un’organizzazione con un unico fine: il raggiungimento degli obiettivi a lungo termine prefissati.
Tuttavia, ci spingiamo un po’ più in là.
“L’obiettivo a lungo termine di ogni organizzazione è unico, come quello di ogni essere vivente: innanzitutto la sua capacità di sopravvivere, dopodiché, crescere in modo compatibile”
E perché un essere vivente sopravviva una cosa deve succedere, deve essere presente un prerequisito: che si accumuli più di quanto si spenda, che si tratti di energia, cibo o risorse finanziarie.
Quindi, se partiamo dal presupposto che l’obiettivo primario di ogni organizzazione è la sua sopravvivenza e accettiamo che per sopravvivere un’organizzazione deve “raccogliere più di quanto spende”, allora, il naturale obiettivo finale a lungo termine sarà quello di guadagnare di più con la vostra attività.
Forse questo approccio può sembrare poco istituzionale, ma vi assicuriamo che è tremendamente pragmatico.
Ma veniamo al dunque e passiamo alle domande che a questo punto dovrebbero venire spontanee:
- Come può un sistema di controllo aiutarci a guadagnare più soldi dalla nostra attività?
- Quali sono gli step per far funzionare un sistema di controllo per la nostra organizzazione?
- Come può un sistema di controllo aiutarci ad aumentare i nostri incassi?
L’obiettivo principale che abbiamo riguarda il fatto di mantenere vitale il nostro business.
La chiave per raggiungere questo obiettivo a lungo termine sta nell’applicare la “strategia” del controllo, cioè definire con chiarezza “dove si vuole andare” e, una volta definita, bisogna essere in grado di applicarla.
E qui entra in gioco il sistema di controllo.
Facciamoci un’altra domanda: come possiamo ottenere “di più” dalla nostra attività?
Prima di tutto, se vogliamo “incassare” di più, dobbiamo sapere quanto stiamo incassando realmente in questo momento.
Vien da sè, quindi, che è necessario disporre di diversi indicatori chiari (Analisi dei margini, flusso di cassa, il punto di equilibrio, ecc.) per sapere se l’attività sta andando bene.
Una volta che abbiamo capito cosa significa incassare dei soldi nell’attività, dovremmo farci un’altra domanda : tutto quello che incassiamo arriva dai nostri clienti? Se è così, diventa quindi logico prestare attenzione ai propri clienti e vedere come gli stessi evolvono e come evolvono le nostre relazioni con loro.
Ma spesso accade che “una certa parte” delle risorse finanziarie che ci riconoscono i nostri clienti vengano “dirottate” verso terze parti, il che significa, quindi, pagare altre “energie” necessarie per far funzionare i nostri processi aziendali (personale, sistemi informatici, materie prime, ecc.).
Se così è dovremmo pensare che ottimizzando i nostri processi aziendali potremmo aumentare la possibilità di incrementare le risorse che entrano “in cassa”, e tutto ciò accadrà perché spenderemo di meno per pagare quei processi aziendali essenziali, quindi, tecnicamente saremo più efficaci ed efficienti.
Andiamo avanti e facciamoci un’ultima domanda!
La nostra attività è gestita esclusivamente dalle tecnologie? lavoriamo utilizzando un esercito di Robot? Probabilmente no!
Il nostro team di persone (interne o esterne) è importante e ne avremo bisogno.
Ciò fa si che un altro elemento essenziale sarà la nostra capacità di gestire e di sviluppare le risorse umane, l’unica risorsa realmente in grado di fare la differenza tra noi e la concorrenza.
In sintesi: “Se agiamo sulle nostre risorse finanziarie prendendoci cura dei nostri clienti e ottimizzando i processi con il supporto del nostro team potremo ottenere risultati sicuramente migliori, aumentando i nostri incassi.”
Questo è il senso del sistema di controllo.
Quali sono, quindi, gli step da fare per far funzionare il sistema di controllo nella nostra organizzazione?
La definizione degli step nasconde delle trappole e queste trappole sono spesso nella nostra modalità di gestione e di organizzazione.
Per superarle dobbiamo compiere 4 passaggi essenziali:
- Bisogna “scendere dalle nuvole” e fissare degli obiettivi strategici: la gestione aziendale non ha “futuro” se non si fissano degli obiettivi.
- Tutte le persone che lavorano direttamente o indirettamente con noi devono essere convinte della direzione “intrapresa”, altrimenti sarà molto difficile arrivare agli obiettivi prefissati.
- La strategia non è solo il lavoro dell’imprenditore (del “capo”), il nostro team deve essere consapevole e lavorarci quotidianamente e in modo organico.
- Il cambiamento profondo, reale, deve venire dall’imprenditore, dalla sua voglia di fare, dalla sua spinta operative e non va lasciato nelle “mani” di altri.
Ora abbiamo capito perché la nostra azienda ha davvero bisogno di un sistema di controllo?
Semplice: per poter guadagnare più soldi. Non c’è altro da dire.
